Bien sûr, entre ces deux modes d'organisation décrits schématiquement, il y a bien des situations intermédiaires. A chacun de retrouver où il se situe dans le niveau de qualité.

La clôture annuelle sera-t-elle «facile» dans votre entreprise ?

Pour le savoir, il suffit de répondre aux questions ci-dessous :

• Y a-t-il une centralisation rapide et régulière des informations vers la comptabilité ?


• Les documents transmis sont-ils standardisés selon des règles précises ?


• Y a-t-il une répartition claire des travaux de clôture entre opérationnels et comptables ?


• Y a-t-il un un bon niveau d'intégration et d'automatisation ?


• Y a-t-il une bonne maîtrise des schémas comptables pour TOUS les événements opérationnels ?


• La comptabilité peut-elle faire valoir la règle comptable dans l'organisation ?

Et puis,

• Y a-t-il un planning de clôture ?


• Y a-t-il une réunion de préparation ? Si oui, celle-ci intègre-t-elle l'analyse des événements significatifs de la période, les tâches critiques en amont de la «compta» ?
  Intègre-t-on bien à la comptabilité le principe de l'importance relative ? (= éviter la précision excessive qui empêche d'avoir suffisamment de temps pour l'essentiel).

Et les délais pour obtenir les documents sont-ils suffisamment courts ?

Un délai long peut être défini aujourd'hui comme étant supérieur à 60 jours. C'est le cas de la grande majorité des PME. «30 jours» peut être considéré comme un délai court.

Nous vous donnons ci-dessous les mesures classiques qui permettent de réduire sensiblement les délais :

• Mettre en place une pré-clôture


• Anticiper un certain nombre d'options


• Avoir un reporting mensuel analysé


• Intégrer le système d'information


• Réviser certains processus. Par exemple instaurer des engagements de dépense ou simplifier, si les délais sont longs, l'évaluation des primes commerciales.


• Faire évoluer les mentalités de la fonction comptable et développer son autorité avec le soutien de la Direction Générale.

Une chose est certaine : La réduction des délais de clôture ne signifie en aucun cas une diminution de la qualité comptable. Au contraire !
Les comptes annuels ont un rôle important dans les relations opérationnelles de l'entreprise avec ses fournisseurs, ses clients ses banquiers. Il est donc important d'optimiser ce processus ou il faut avant tout ANTICIPER pour bien réussir.


Olivier Avril est DAF à temps partagé pour les PME au sein du cabinet Acting Finances. Faites-nous connaître les sujets que vous souhaitez voir traiter par cet expert à l'adresse alessi@idg.fr